为保证理工学科部运动会工作有序进行，理工团总支学生会于11月1日下午5时在理工B楼115教室召开“理工团总支学生会运动会工作布置会”。出席本次会议的嘉宾有各部门部长和团总支代表，本次会议由理工学生会活动部副部长崔慧子主持。

会议伊始，主持人将运动会安排表发送至工作群中，随后留活动部副部长刘正逐一讲解各个部门的工作分配，办公室负责签到、微信推文工作，部分人员在机动组待定；宣传部负责拍照、微博发布、新闻稿、喜报；活动部负责接送运动员、对接工作、机动；权益部负责收发钉子鞋和衣服、饮品管理、食物管理、药品管理；学术部负责加油稿、写喜报、击敲；团总支全体负责组织运动员带入比赛、机动。

会议最后，由活动部部长吴芳文做会议总结，交代运动会工作注意事项，工作人员喝水的瓶子标注自己姓名，喝完一瓶水，凭空瓶子兑换下一瓶；各部门都可协助宣传部拍照工作，抓拍运动员起跑、冲刺终点、工作人员接送等精彩瞬间；学术部要在理工学科部方阵入场、理工运动员开始比赛时等重要时刻有节奏敲打大鼓；权益部管理饮品、食物、药物，保证运动员需要时及时供应。