南昌大学科学技术学院采购文件

编制流程规范

在高校采购管理工作中，采购文件编制是采购工作顺利实施的重要环节，也是准确反映采购需求，科学合理设定采购参数，保证招标公平公正的关键环节，直接影响采购项目的顺利推进和经费的合理使用。采购文件编制过程中，采购项目申购部门（以下简称“申购部门”）与采购中心分别承担相应的重要职责，为更好提升采购效率、规范采购流程、落实相关职责，特制订以下规范：

一、申购部门在采购文件编制中的职责和任务

申购部门通常指院内因工作需要申报相关采购需求的部门。在采购文件编制中，申购部门的主要职责包括：

1、明确需求：清晰、准确地阐述所需物资、服务或项目的具体要求，包括数量、规格、质量标准、服务期限等。

2、技术支持：对专业性较强的项目，提供必要的技术参数、图纸、施工方案等技术支持。

3、参与采购文件编制：对采购部门组织编制的标书中的需求内容进行审定和确认。

二、采购中心在采购文件编制中的职责和工作

采购部门即采购中心，在采购文件编制中承担以下职责：

1、解读招标政策：熟悉并解读国家及地方关于招标采购的法律法规和政策文件，确保采购文件编制符合规范要求。

2、监督采购文件编制过程：根据需求方的要求和规定流程委托招标代理方编制完整、规范的招标文件，包括审核需求参数、评分细则等相关内容。确保采购文件编制的合法性及过程的保密性。

3、发布招标信息：通过学院官网公开发布招标信息。

4、 组织开标、评标：按照规定的程序和时间节点组织开标、评标活动，确保招标过程公开、公平、公正。

三、协同合作与沟通机制

为确保采购文件编制的顺利进行，需求方与采购部门需建立有效的协同合作与沟通机制：

1、适时召开会议：双方适时召开会议，共同商讨采购文件编制的进度、问题及解决方案。

2、信息共享：建立信息共享平台，实时更新采购文件编制的相关信息，确保双方信息对称。

3、及时反馈：在采购文件编制过程中遇到的问题，双方应及时反馈并共同解决。

四、采购文件审核与批准流程

为确保采购文件质量和提供工作效率，我院应建立严格的采购文件审核与批准流程：

1. 初审：采购部门对申购部门提出的需求内容进行初审（1个工作日）；材料齐全后，委托招标代理方对需求内容进行审核、检查是否符合招标政策、规范（3个工作日）。按照政府采购要求编制采购文件（3个工作日）。

2. 复审：申购部门对采购文件需求内容进行复审，确保采购文件内容符合实际需求（1个工作日）。

3. 批准：为确保采购文件编制的规范性。经过初审和复审的标书需提交至学院相关领导进行审批签字（2个工作日即申购部门环节1个工作日，采购部门环节1个工作日）。

4、时间安排：原则上在10个工作日内完成招标采购流程。如遇特殊情况，经领导审批后可适当延长时间。

五、申购部门和采购部门人员在招标过程中的工作纪律

1、申购部门和采购部门人员均应遵守国家相关法律、法规、规章，按规定的权限、程序开展工作，坚持原则，廉洁自律，保守秘密，主动接受监督。

2、工作严格实行回避制度。在采购活动中，申购部门和采购部门人员与供应商有利害关系的，必须回避。

3、申购部门和采购部门人员应确保在招标过程中保持公正、中立的态度，不得偏袒或歧视任何潜在投标人。

4、在与潜在投标人的接触和沟通中，应平等对待各方，不得泄露任何可能影响投标公平性的信息。

5、在采购活动中发现违反《南昌大学科学技术学院采购管理办法（试行）》的，由采购中心、纪委办公室责令其改正；构成违纪的，由学院纪委等根据党纪法规进行严肃处理；需要问责的，对有关单位（部门）及其领导人员实施问责；涉及触犯法律的，移交司法机关按有关法律法规追究法律责任。

6、其他情况参照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《江西省政府采购管理实施办法（试行）》、《南昌大学科学技术学院采购管理办法（试行）》中的内容执行。

六、附则

本规范由采购中心负责解释，自发布之日起实施。